Saastamoisten sukuseura ry. EU:n tietosuoja-asetus 2016 Tietosuojalaki 1050/2018
1. Rekisterin pitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterin pitäjä: Saastamoisten sukuseura ry. Osoite: Auringonkehrä 8 B 7, 74120 Iisalmi Puhelin: 050 3777179 Sähköposti: saastamoiset@gmail.com Yhteyshenkilö: Yhdistyksen sihteeri Pertti Mykkänen
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Saastamoisten sukuseura ry:n jäsenten henkilötietoja. Tiedot on kerätty jäseneltä itseltään jäsentietolomakkeella yhdistykseen liityttäessä.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on yhdistyksen jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana sekä asianomaisen luvalla tietojen käyttö sukututkimustarkoitukseen. Lupa kysytään jäsentietolomakkeessa yhdistykseen liityttäessä.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
– etu- ja sukunimet – kotipaikka ja postiosoite – sähköpostiosoite – puhelinnumero – syntymäaika
Halutessaan jäsen voi antaa tutkimusta varten tietoja koulutuksestaan, työtehtävistään, harrastuksistaan, vihkimispäivämääristä ym. Vastaavat tiedot jäsen voi antaa puolisostaan, lapsistaan ja vanhemmistaan.
5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot on koottu jäsentietolomakkeella jäseneltä, jäsenten omaisilta ja julkisista lähteistä. Tietoja saadaan lisäksi yhdistyksen kirjanpidosta jäsenmaksujen ja muiden yhdistyksen maksujen suorittamisesta.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja jäsenasioiden hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanasuojaukset. Manuaalisesti tallennetut tiedot säilytetään sukuseuran arkistossa. Yhdistyksen vanhemmat asiakirjat viedään tallennettaviksi Keiteleen kunnan arkistoon.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille tahoille. Sukuneuvoston sisäisen työnjaon muuttuessa pääsy henkilötietoja sisältäviin tiedostoihin voidaan sallia jollekin muulle sukuneuvoston jäsenelle. Sukututkimustarkoituksessa tietoja voidaan antaa jäsenen suostumuksella tietosuojalain 1090/2018 mukaisesti.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään sukuseuran rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Yhdistyksen jäsenen kuoltua, tai jos hän eroaa tai hänet katsotaan erotetuksi yhdistyksestä, hänen tietonsa poistetaan rekisteristä. Jäsenen täyttämä liittymislomake kuitenkin säilytetään tutkimustarkoitukseen, mikäli jäsen on tähän luvan antanut.
9. Rekisteröidyn oikeudet
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä – tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot – vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä – vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyn tulee esittää em. oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö rekisterin pitäjän yhteyshenkilölle. Sukuneuvosto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntönsä kirjallisesti ja varmentamaan pyytäjän henkilöllisyyden ennen asian käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta laissa säädetyillä perusteilla.
10. Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään sukuseuran sukukokousten jälkeen joka kolmas vuosi, lainsäädännön muuttuessa tai muulloinkin tarvittaessa. Tietosuojaseloste on luettavissa sukuseuran verkkosivuilla.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty Saastamoisten sukuneuvoston kokouksessa
16.3.2019.